Avec l'arrivée de la facturation électronique pour toutes les sociétés assujetties à la TVA, le processus de dématérialisation progresse en entreprise. La comptabilité peut d'ores et déjà l'anticiper en optimisant la gestion, le traitement et l'archivage de chaque facture papier et numérique. Numériser ses factures papier présente d'autres intérêts pour le service comptable. Certaines règles de l'administration fiscale doivent néanmoins être respectées. Nous faisons le point sur la facture numérisée.
Facture numérisée et facture électronique : quelles différences ?
Disponibles toutes les deux sous un format numérique, la facture numérisée et la facture électronique n'en restent pas moins différentes. Une facture numérisée consiste à créer une copie conforme en scannant une facture papier. Pour qu'elle soit recevable aux yeux de l'administration fiscale en vertu de l'arrêté du 22 mars 2017, il faut que celle-ci respecte certaines modalités. Il s'agit d'une copie identique, lisible et sécurisée de la facture papier. Elle fait également l'objet d'un horodatage avec la date de numérisation.
Contrairement à la facture numérisée, la facture électronique doit être créée directement sur un support informatique. Il est indispensable qu'elle soit transmise, reçue et archivée de façon numérique. S'il existait une tolérance vis-à-vis de la facture numérisée, depuis janvier 2020, les deux documents ne sont plus assimilables.
Quel est l'intérêt de numériser ses factures papier pour une entreprise ?
Numériser ses factures papier ne semble pas nécessaire pour la mise en place de la facturation électronique. Pourtant, s'y atteler au plus vite permet à l'équipe du service comptable d'entamer le processus de dématérialisation en amont. Il va falloir que les collaborateurs s'adaptent à l'utilisation des outils informatiques et aux nouvelles modalités de gestion, de traitement et d'archivage numérique. En plus de faire gagner du temps à l'équipe, les factures numérisées libèrent beaucoup d'espace au niveau des archives comptables.
La numérisation des factures papier soulève plusieurs questions pour la transition digitale du service comptable et de l'entreprise. Faut-il numériser toutes les factures ? Comment gérer l'archivage ? Faut-il choisir et apprendre à maîtriser un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ? Avec Scan Center, nous vous accompagnons dans votre réflexion et la mise en place d'une solution adéquate.
La législation autour de la numérisation des factures d'entreprise
L'administration fiscale encadre la numérisation des factures papier en entreprise. L'arrêté du 22 mars 2017 fixe les modalités à suivre concernant les factures numérisées, mais aussi leur conservation et leur archivage. Nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir pour numériser ses factures papier.
Les modalités liées à la numérisation des factures papier
La numérisation des factures papier répond impérativement à certaines règles explicitées dans le livre des procédures fiscales. Celles-ci valent pour les factures de vente et d'achat côté client et fournisseur, mais aussi pour d'autres documents comptables. Selon l'administration fiscale, une facture numérisée est :
- une reproduction à l'identique sans traitement de l'image et de préférence en couleurs ;
- lisible sur un support informatique et sans perte en cas de compression ;
- horodatée avec une date fiable garantissant l'intégrité du document ;
- conservée au format PDF ou PDF/A en répondant à la norme ISO 19005-3 ;
- certifiée avec une signature électronique, une empreinte numérique ou un cachet serveur disposant d'un certificat conforme.
Les délais de conservation et d'archivage des factures numérisées
Les factures papier de vente et d'achat émises et reçues par les entreprises doivent généralement être conservées pendant 10 ans sous leur format d'origine. Les factures électroniques créées et émises sur un support informatique, quant à elles, se conservent pendant six ans.
Avec l'avènement de la dématérialisation de la comptabilité des entreprises, une tolérance existe néanmoins afin de faciliter la gestion, le traitement et l'archivage des factures pendant cette période de transition. Dans certains cas, la conservation et l'archivage des factures peuvent se faire sous un format numérique, sans avoir à garder le document d'origine au format papier. Les entreprises ont toutefois l'obligation d'envoyer aux clients l'original.
La conservation des données doit également se faire sur le sol français ou dans un pays membre de l'Union européenne hors cas exceptionnel. Il convient de choisir une solution répondant à cette exigence comme un logiciel de gestion électronique des documents.
La documentation obligatoire du processus de numérisation
Pour numériser toutes ses factures papier, l'entreprise est tenue de rédiger une documentation technique relative à son processus de numérisation. Les informations du document sont propres à la société. Celui-ci explicite toutes les modalités à suivre concernant la numérisation au sein de l'entreprise. Elle doit aussi effectuer un contrôle régulier des procédures en surveillant la conformité avec les règles de l'administration fiscale.
Une tolérance vis-à-vis des sanctions applicables aux entreprises
Avant l'obligation de la facture électronique en BtoG en 2020, l'administration fiscale faisait preuve d'une certaine tolérance concernant les factures numérisées. Aujourd'hui, la réglementation est plus stricte en France.
Une facture numérisée ne répondant pas aux normes imposées par la loi n'a aucune valeur juridique. Il est alors nécessaire de fournir l'original en version papier, notamment pour avoir droit à la déduction de la TVA. On parle de défaut de facture dès lors que la facture numérisée ne respecte pas les conditions requises et qu'on ne peut présenter l'original. En se faisant accompagner par un professionnel, les entreprises ont la certitude de posséder des factures numérisées en règle. Elles peuvent alors détruire sereinement les originaux au format papier.
Pourquoi passer par un professionnel pour numériser ses factures papier ?
Plusieurs raisons font qu'il est préférable de passer par un professionnel pour la numérisation de ses factures. Numériser soi-même ses factures papier prend du temps. De plus, respecter les normes de l'administration fiscale demande un certain savoir-faire. Le service comptabilité devrait plutôt se consacrer à son cœur de métier pour le bon fonctionnement de l'entreprise. Découvrez comment un spécialiste de la numérisation tel que Scan Center peut vous accompagner dans ce processus de dématérialisation.
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L'assurance de respecter les règles de l'administration fiscale
Les lois liées à la dématérialisation des entreprises évoluent rapidement. Les prestataires spécialisés dans la numérisation effectuent une veille régulière afin de se conformer aux règles et obligations mises en place. Elles peuvent vous conseiller sur les bonnes pratiques à adopter. Et surtout, elles sont en mesure de vous fournir un fichier correspondant aux exigences de l'administration fiscale. Cela vaut pour les factures papier, mais aussi pour tout autre document comptable.
Chez Scan Center, nous vous livrons une copie conforme en couleurs au format PDF ou PDF/A respectant la norme ISO 19005-3. Celle-ci est horodatée avec la date de la numérisation et possède un certificat conforme. Cette facture numérisée peut ainsi remplacer un document original sous certaines conditions pour obtenir la déduction de la TVA.
Un gain de temps, d'efficacité et d'espace pour la comptabilité
Recourir à un professionnel pour la numérisation de ses factures assure un gain de temps considérable au service comptable. Au lieu de prendre plusieurs semaines à numériser les factures papier, il peut se consacrer à d'autres tâches et notamment à l'apprentissage. Maîtriser l'outil informatique, les nouveaux processus ou encore le logiciel de gestion électronique des documents lui fera gagner en efficacité avant le passage à la facturation électronique et à la dématérialisation totale.
La conservation des factures papier en entreprise doit s'opérer sur plusieurs années, en général 10 ans. L'archivage de ces documents comptables nécessite beaucoup d'espace au sein des locaux. Les numériser libère de la place pour d'autres activités : une salle de réunion, un nouveau bureau, un espace détente, etc.
La numérisation de tous les documents comptables quel que soit leur format
Au sein d'une même entreprise, les factures de vente font la plupart du temps la même taille. Néanmoins, d'une entreprise à l'autre, les formats diffèrent tout comme le système de facturation. Les autres documents comptables sont aussi dans plusieurs formats : A5, A4, A3, rapports, etc. Et, le scanner de la société n'est peut-être pas adapté.
Les entreprises de numérisation telles que Scan Center sont équipées en matériel de numérisation performant. Elles ont la capacité de réaliser une copie conforme en couleurs remplissant les règles de l'administration fiscale, peu importe le format : petit format, A5, A4, A3, rapports, affiches grand format, plans, supports marketing.
La restitution des factures numérisées en PDF ou via un logiciel de GED
Les factures papier doivent être numérisées dans un format accepté par l'administration fiscale, à savoir PDF ou PDF/A. Scan Center fait le choix de vous fournir des documents numérisés respectant la norme ISO 19005-3.
Vous avez la possibilité d'archiver les données de différentes façons : sur une clé USB ou un disque dur externe, dans le cloud ou au sein d'un logiciel de gestion électronique des documents (GED). La dernière solution est généralement la plus appropriée pour une dématérialisation totale.
Votre entreprise a tout intérêt à démarrer son processus de dématérialisation avant la mise en place effective de la facturation électronique. Choisir un professionnel tel que Scan Center pour numériser vos factures papier vous assure un accompagnement privilégié.
